1) Koordynator-Partner zatwierdza elektroniczną wersję aplikacji otrzymaną w systemie CEEPUS III. Czynność ta możliwa jest po wejściu do systemu na stronie internetowej www.ceepus.info    i zalogowaniu się swymi indywidualnymi hasłami.

2) NCO-PL przesyła potwierdzone aplikacje do odpowiedniego Narodowego Biura CEEPUS (NCO) w formie elektronicznej.

3) Zagraniczne Zagraniczne NCO przyznaje stypendium i wysyła wszelkie niezbędne informacje na wskazany w aplikacji adres. W przypadku odrzucenia aplikacji generowana jest informacja systemowa skierowana do zainteresowanego poprzez e-mail oraz widoczna w systemie po zalogowaniu na konto.

Aplikant winien otrzymać:

• “LetterofAward” (przyznanie stypendium)
• Dokumentację dotyczącą zakwaterowania i innych aspektów pobytu w kraju goszczącym
• Po otrzymaniu informacji o nadaniu stypendium (e-mail systemowy) aplikant jest zobowiązany do zaakceptowania przyznanego stypendium w formie elektronicznej logując się na swoim koncie i akceptując konkretne nadane stypendium (Accept). W przeciwnym razie nie będzie możliwości zakończenia procedury aplikacyjnej.

4) Po odbytym stażu stypendysta przekazuje do jednostki kierującej go na stypendium: Koordynatora – Partnera – Działu Współpracy z Zagranicą na swojej uczelni:

• podpisany przez Koordynatora lub Partnera zagranicznego „LetterofConfirmation” – (formularz ten drukowany jest z systemu w ramach konkretnej aplikacji).
• Kopię wypełnionego w systemie w ramach konkretnej aplikacji formularza „Mobility Report Student – Teacher” (w języku angielskim)
• inne dokumenty wymagane przez uczelnię w ramach jej wewnętrznych przepisów.

NCO Polska przyjmuje jedynie kopie Letter of Confirmation i Report generowane  z systemu.

5) Uczelnia obciąża Biuro Uznawalności Wykształcenia i Wymiany Międzynarodowej, kosztami przejazdu do i z miejsca odbywania stażu, według zasad finansowych obowiązujących w programie CEEPUS.

http://buwiwm.edu.pl/informacje-ogolne/