Tryb składania wniosku na podróż służbową poza granicę kraju

UWAGA!

Od 29.11.2022 podwyższono niektóre kwoty diet oraz limity na nocleg w czasie zagranicznej podróży służbowej. Nowe stawki diet  są dostępne na stronie https://www.csm.agh.edu.pl/index.php?id=7742

Internetowy system wniosków na podróż służbową poza granice kraju znajduje się na stronie: wnioski.dwz.agh.edu.pl

  1. Kompletny Wniosek na podróż służbową poza granice kraju w formie papierowej należy złożyć:

    • w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka CSM, Wnioski o wyjazd finansowane ze środków wydziałowych lub dydaktycznych oraz wszystkie rozliczenia wyjazdów,  umieszczone w papierowej kopercie z danymi adresata oraz dopiskiem: DWZ pok. 109 b, opatrzonej pieczątką Wydziału lub nazwą Wydziału.
    • w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka COP (wyjazdy finansowane z projektów, umów badawczych, grantów dziekańskich i itp.)
    • w punkcie składania i odbioru dokumentów na portierni pawilonu C-1, skrytka CTT  (wyjazdy finansowane z umów z przemysłem)

  2. W razie wątpliwości co do prawidłowego wypełnienia wniosku na podróż służbową poza granice kraju skany kompletnych wniosków wraz z niezbędnymi załącznikami można  przesłać drogą mailową na adres wyjazdyzagraniczne@agh.edu.pl
    W tytule maila należy zawrzeć informację: Wniosek oraz Wydział, tak aby dokument został bezpośrednio odebrany przez pracownika CSM zajmującego się odpowiednim Wydziałem: www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/zespol-dwz-pracownik/
  3. Kompletny  „WNIOSEK NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POZA GRANICĘ KRAJU”, musi być podpisany przez Dziekana lub Dyrektora jednostki pozawydziałowej wraz z załącznikami dostarczony w 4 egzemplarzach do Centrum Spraw Międzynarodowych AGH, najpóźniej na 10 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu.
    Uwaga:  Studenci wyjeżdżający za granicę wypełniają wniosek jak dla pracowników, poza wyjazdem w ramach programu Erasmus+.
  4. Do wniosku obowiązkowo należy dołączyć :

    • w przypadku wyjazdu na staże, konsultacje, szkolenia – kserokopię zaproszenia
    • lub posiadaną korespondencję z ustalonym terminem i celem wyjazdu,
    • w przypadku wyjazdu na konferencję – potwierdzenie przyjęcia referatu, posteru oraz dokumenty, z których wynika wysokość opłaty konferencyjnej.

  5. Doktoranci, studenci, emeryci oraz osoby niezatrudnione w AGH oprócz ww. dokumentów są zobowiązani dołączyć do wniosku:

    • Kopię umowy cywilno-prawnej jeśli wyjazd jest finansowany z projektów naukowo-badawczych

    lub


    W przypadku gdy wyjazd jest finansowany przez inną niż AGH jednostkę (np.: organizatora konferencji, stronę zapraszającą) należy taką informację zamieścić we wniosku.
    To samo dotyczy ubezpieczenia; jeżeli osoba delegowana jest ubezpieczona na własny koszt lub przez inną jednostkę, należy również wpisać taką informację.

  6. Studenci i doktoranci zobowiązani są wypełniać ankietę:
    https://forms.gle/3aHmYrwwKzrg74YM6
    Dane z ankiet (ilościowe) wymagane są do raportów sporządzanych dla MEiN, GUS i innych instytucji państwowych.
  7. Płatność dokonana przez Dział Finansowy w formie bezgotówkowej (przelew) tytułem opłaty konferencyjnej lub hotelowej powinna być również odnotowana we wniosku z zaznaczeniem formy płatności – przelew AGH.
  8. Gdy podróż służbowa przebiega przez kilka państw (tranzyt) delegowanemu przysługują diety pobytowe, w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa. Natomiast wysokość opłaty za noclegi należy obliczać w walucie i według limitu obowiązującego dla kraju, w którym nocleg będzie miał miejsce.
  9. W sytuacji, gdy wyjazd służbowy jest finansowany z dwóch projektów badawczych w tym również przy finansowaniu z projektu IDUB i  badawczego do Wniosku należy dołączyć pisemną zgodę Prorektora ds. Współpracy (wcześniej trzeba uzyskać potwierdzenie przez Centrum Obsługi Projektów, pawilon C-2 pok. nr 105). Prośba do Prorektora o wyrażenie zgody winna być zaakceptowana przez Dziekana / Kierownika Jednostki.
    Natomiast przy finansowaniu wyjazdu służbowego z dwóch źródeł: subwencji badawczej i projektu IDUB nie jest wymagana zgoda Prorektora ds Współpracy.
  10. Gdy opłata za noclegi lub opłata za uczestnictwo podane są w innej walucie niż przewidują to przepisy (Załącznik do Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia  2013 r.), należy do Wniosku dołączyć pisemną informację.
  11. W przypadku, gdy pracownik zadeklarował odbiór dewiz w banku - przed udaniem się do banku powinien zgłosić się do Działu Finansowego (paw. C-2, pok. nr 10) w celu odebrania Wniosków.
  12. Warunkiem realizacji wniosku jest rozliczenie się delegowanej osoby z poprzedniego wyjazdu.
  13. Zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. osoba delegowana powinna rozliczyć całkowity koszt delegacji w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży.

===================================================================

W związku z Zarządzeniem Rektora AGH w sprawie zagranicznych podróży służbowych (Zarządzenie nr 6/2019  Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie z dnia 12 lutego 2019 roku

Przypominamy:

  1. Decyzję w sprawie wyjazdu osoby, której podróż jest finansowana przez inny wydział niż macierzysty osoby wyjeżdżającej, podejmuje dziekan wydziału macierzystego,
    a zatwierdza finansowo dziekan wydziału finansującego wyjazd.
  2. Decyzję w sprawie wyjazdu osoby, której podróż jest finansowana przez rektora lub prorektora podejmuje dziekan wydziału macierzystego, a finansowo zatwierdza rektor lub prorektor finansujący wyjazd.
  3. W sytuacji, gdy wyjazd służbowy jest łączony z pobytem prywatnym dłuższym niż 3 dni, osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana dołączyć do faktury za bilet lotniczy dwie oferty od podmiotu sprzedającego bilety lotnicze – jedną ofertę na czas pobytu wyłącznie służbowego, drugą uwzględniającą terminy podróży związane z pobytem prywatnym. Oferty te muszą być sporządzone tego samego dnia, aby było możliwe realne porównanie cen lotów. Podmiot wydający dwie oferty powinien być związany umową z AGH.
  4. W przypadku, gdy wartość drugiej oferty jest wyższa od pierwszej oferty, różnicę pokrywa osoba wyjeżdżająca na podstawie wystawionej przez AGH noty księgowej.
  5. W przypadku przedłużenia wyjazdu służbowego o wyjazd prywatny obejmujący dni robocze, delegowany jest zobowiązany każdorazowo dołączyć do rozliczenia kserokopię karty urlopowej.
  6. Wyjeżdżający zobowiązani są do ubezpieczenia się od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków. Wyjeżdżający są ubezpieczeni w ramach umowy podpisanej pomiędzy AGH a firmą ubezpieczeniową lub na koszt własny, pod warunkiem, że ubezpieczenie ma szerszy zakres od ubezpieczenia zagwarantowanego w ramach umowy. Szczegóły dotyczące ubezpieczenia w ramach obowiązującej umowy dostępne są na stronie https://www.dwz.agh.edu.pl/wyjazdy-pracownikow/ubezpieczenia-pracownikow-doktorantow-studentow/ 
  7. W przypadku przedłużenia pobytu służbowego o pobyt prywatny powyżej 3 dni, delegowany zobowiązany jest zwrócić Uczelni część kosztów ubezpieczenia przypadającą na pobyt prywatny – wpłata na konto AGH na podstawie wystawionej noty księgowej.

 

W razie problemów technicznych przy korzystaniu z systemu proszę zwracać się drogą mailową bezpośrednio do Administratora serwera: wumarex@agh.edu.pl